Hybride werken is allang geen toekomstmuziek meer. Toch zijn veel organisaties en werkplekken er nog niet op toegerust. Er blijven legio kansen liggen om productiever, veiliger en plezieriger te werken.
Ruim drie jaar geleden raakte het hybride werken abrupt in een stroomversnelling. De coronacrisis dwong iedere organisatie om werk op afstand te faciliteren. Met succes: veel bedrijven zagen de productiviteit zelfs direct stijgen. Maar in de haast bleven er ook mogelijkheden liggen om het hybride werken optimaal in te richten.
“Ook nu zijn de meeste organisaties nog steeds bezig met het ontdekken van de beste aanpak”, zegt Wilco Verheij, Senior Director Workspace bij Canon Benelux, dat technologie en diensten levert om hybride werkdoelen te bereiken. “Er is ook geen one-size-fits-all-formule. Iedere organisatie begint vanaf een ander startpunt. De vragen zijn wel dezelfde: waar staan we, wat hebben we nodig en hoe komen we daar?”
Er is ook geen one-size-fits-all-formule. Iedere organisatie begint vanaf een ander startpunt
Na de haast in de coronacrisis zou er nu tijd moeten zijn om antwoorden op deze vragen te formuleren, stil te staan bij de werkdoelen van een organisatie en het hybride werken naar een hoger niveau te tillen. Daarbij is het allereerst van belang om vast te stellen wat de ervaringen tot nu toe zijn geweest. Wat heeft de organisatie geleerd van het thuiswerken? Waar dient het kantoor (nog) voor en zijn de huidige werkvormen voldoende om de organisatie toekomstbestendig te houden? Door alle aspecten van het hybride werken tegen het licht te houden, ontstaat een bruikbaar beeld van de benodigde werkomgevingen en tools.
Hybride hubs
Wilco Verheij onderscheidt vier omgevingen in het hybride werken, die Canon ‘hybride hubs’ noemt. Naast het kantoor en de thuiswerkplek zijn dat gedecentraliseerde coworking-hubs en de mobiele hub. “Iedere hub heeft zijn eigen voordelen op gebieden als productiviteit, samenwerken, reiskosten, milieu en werkgeluk.”
Een grote uitdaging in het organiseren van hybride werken is de mix van papieren en digitale werkprocessen. Papieren documenten moeten digitaal toegankelijk worden gemaakt en andersom is voor veel medewerkers de papieren afdruk nog altijd onmisbaar. De ideale hybride organisatie geeft hier effectief vorm aan en zorgt ervoor dat elke medewerker – ongeacht de werkplek – toegang heeft tot de benodigde documenten. Met de juiste inzet van technologie helpt Canon organisaties bij deze uitdagingen en hun digitaliseringsreis.
Cloud en security
Voor toegang tot documenten en apparaten, vanuit alle mogelijke werkomgevingen, fungeert de cloud als hoeksteen van hybride werk. Voor menig organisatie is de cloudstrategie dan ook de uitdaging die het meeste overleg en werk vergt. De beslissing om activiteiten on-premise of in de cloud te verrichten, en de mogelijkheden om de twee methoden te combineren, verdienen de nodige overweging. Eenmaal begonnen is er geen gemakkelijke weg meer terug.
Daarbij komt ook een andere cruciale vereiste voor de hybride organisatie om de hoek kijken. In een wereld met almaar groeiende cybercriminaliteit is het waarborgen en handhaven van security van niet te onderschatten belang. Ransomware kan een onderneming volledig lamleggen. Beveiligingsrisico’s moeten worden geminimaliseerd voor iedereen die digitaal werkt, zonder in te leveren op de gebruiksvriendelijkheid van tools en systemen.
Uitdagingen en kansen
Van alle uitdagingen die hybride werken met zich meebrengt, zijn de belangrijkste hier genoemd. Samengevat vraagt het hybride werkmodel om een alomvattende strategie voor digitale transformatie, gebruiksvriendelijke tools, productieve werkomgevingen, cloudoplossingen en informatiebeveiliging. Hoewel dit een aanzienlijke inspanning vergt, zijn er tal van producten en diensten beschikbaar die dit werk vergemakkelijken. Bovendien zijn de beloningen er ook naar. Een investering in hybride werken, en daarmee ook in mensen, levert meer productiviteit, kostenbesparingen, veiligheid, milieuvoordelen en werkgeluk op. Geef hybride werken daarom de aandacht die het verdient.
Wilco Verheij
Senior Director Workspace bij Canon Benelux