Een te krap warehouse omtoveren tot een ruime voorziening, zonder te verbouwen. Winkelketen Only For Men lukte het met een koppeling tussen het ERP-systeem en slimme scanners.
Bert Oosterom
Logistiek Manager Only For Men
In 2012 bouwde Only For Men, een middelgrote herenmodeketen met zestien fysieke winkels en een webshop, zijn nieuwe hoofdkantoor en warehouse. Door een onverwacht snelle groei in de daarop volgende jaren bleek het magazijn echter al gauw aan zijn maximale capaciteit te zitten.
Wat voor een groot deel voor rekening van de webshop kwam. “Die begon als een klein hoekje, maar groeide als kool”, vertelt Logistiek Manager Bert Oosterom. “Waardoor we niet alleen ruimtegebrek hadden, maar het ook steeds onoverzichtelijker werd.”
“We sorteerden alle artikelen op productgroep en vervolgens op merk, waardoor we ze voortdurend moesten verschuiven en verleggen wanneer er iets nieuws binnen kwam.”
Scanners
Een onhoudbare situatie, die het bedrijf voor een keuze stelde: nieuwe ruimte bijbouwen of het logistieke proces efficiënter inrichten.
Het werd de tweede optie, met de invoering van een warehouse management systeem. Specifieker gesteld een ERP gecombineerd met ICS ScanSuite, een platform met handscanners, dat met behulp van de ERP-leverancier werd samengesteld.
“Nu kunnen we alles op een willekeurige plek in het magazijn leggen en het altijd terugvinden”, schetst de logistiek manager. “Dat ziet er best chaotisch uit, maar is met de digitaliseringsslag door het scannen juist erg gestructureerd. Elke doos heeft een eigen locatie, die je met behulp van de scanner vastlegt.”
Pull-methode
De invoering van het systeem heeft de logistieke werkwijze binnen het bedrijf veranderd. Voorheen werden de binnenkomende goederen allemaal over de winkels verdeeld – een push-aanpak, aldus Oosterom. De winkels zaten op een gegeven moment echter vol.
Door het nieuwe systeem is er sprake van een pull-aanpak. “Aan de hand van de verkopen in een winkel vullen we hun voorraad aan. Wat heel gericht kan met dit systeem: de aanvul-pickorders worden namelijk automatisch naar de scanners gestuurd.”
“Zodat we op winkelniveau en per merk de aanvullingen kunnen picken. En de winkels dus precies krijgen wat ze verkocht hebben, zodat de voorraad op peil blijft.”
Gewenning
Aanvankelijk moesten medewerkers even hun draai vinden met de apparatuur en de nieuwe werkwijze, zegt Oosterom. Aan het systeem zelf ligt dat echter niet. “Na korte uitleg kun je er al mee aan de slag. Maar je moet vooral goed uitleggen waarom je het doet, het is een procesverandering. En laten zien dat het werkt. Want dan willen mensen al gauw niet meer terug.”
Webshop
Ook voor de webshop, die inmiddels geldt als grootste winkel, blijken de voordelen goed merkbaar. Daarvoor wordt eveneens uit het centrale magazijn geput.
“Hierbij gebruiken we de scanners om de orders te matchen. Een bestelling bestaat gemiddeld namelijk uit drie à vier artikelen die in het centraal magazijn of in één van de filialen kunnen liggen. Om alle artikelen te matchen aan een order worden alle artikelen in het centraal magazijn op locatie gescand. Als die artikelen aanwezig zijn, wordt de totale order gepickt, ingepakt en verzonden.”
Concurrerend
Sinds de invoering van het scansysteem wordt er sneller gewerkt. Wat voor de webshop een tijdsbesparing van minimaal veertig procent op heeft geleverd. De snellere omlooptijd zorgt ervoor dat de capaciteit van het warehouse minstens verdubbeld is.
Oosterom: “Bovendien kunnen we ook veel nauwkeuriger werken door de controlepunten die in het systeem zitten. Bij elke scan hoor je gelijk of je wel het juiste product hebt. Een verkeerd item opsturen kan dus eigenlijk niet meer.”
Die besparingen zijn essentieel voor de bedrijfsvoering, benadrukt hij. Zonder was het simpel weg niet gelukt om concurrerend te blijven. En nu ligt er juist een basis voor verdere optimalisatie. “Binnenkort voegen we ook de retouren uit de winkels aan het systeem toe. Zodat we ook daar nog meer grip op hebben.”
Bekijk onderstaande video en zie wat Only For Men voor jou kan betekenen.